Reklama usług notarialnych zgodnie z prawem - czy notariusz może promować działalność w sieci?

Choć notariusz pozyskuje klientów samodzielnie, nie może promować swojej działalności. Zgodnie z polskim prawem reklama usług notarialnych jest zakazana. Istnieją jednak pewne sposoby prezentacji kancelarii w sieci. Z jakich opcji warto skorzystać i czego nie wolno notariuszowi? Wyjaśniamy!

Na czym polegają usługi notarialne?

Notariusz jest funkcjonariuszem publicznym i osobą zaufania publicznego. Do jego zadań należą czynności notarialne mające charakter dokumentu urzędowego (Prawo o notariacie Dz.U.2024.1001). 

Notariusz może m.in.:

• Sporządzać akty notarialne,
• Przygotowywać akty poświadczenia dziedziczenia,
• Prowadzić rejestry akcjonariuszy w spółkach akcyjnych,
• Spisywać protokoły,
• Sporządzać wpisy, odpisy oraz wyciągi dokumentów,
• Składać wnioski o wpis w księdze wieczystej.

Żeby zostać notariuszem, trzeba odbyć aplikację notarialną i zdać egzamin notarialny, a ponadto złożyć wniosek o powołanie do Ministra Sprawiedliwości.

Reklama usług notarialnych — przepisy

Zgodnie z kodeksem etyki indywidualna reklama notariusza jest traktowana jako działanie o charakterze nieuczciwej konkurencji i nie powinna być realizowana w żadnej postaci (Dz.U.1997.12.12, par.27). W praktyce możliwa jest jednak pewna promocja usług notarialnych.

• Regulamin wewnętrznego urzędowania kancelarii notarialnej  (Notar.1991.11.29) precyzuje, że notariusz może prowadzić własną stronę internetową.
• Zgodnie z Uchwałą Nr IX/38/2016 Krajowej Rady Notarialnej z 25 kwietnia 2016 w sprawie stron internetowych notariuszy oraz informacji udostępnianych w Internecie notariusz może prowadzić lub zlecić prowadzenie jednej strony internetowej. Witryna powinna zawierać wyłącznie niezbędne informacje potrzebne do przeprowadzenia czynności notarialnych.
• Ponadto Uchwała nr IX/38/2016 Krajowej Rady Notarialnej z 25 kwietnia 2016 precyzuje, że: Notariusz zobowiązany jest korzystać z Internetu, a w szczególności z portali społecznościowych w sposób gwarantujący oddzielenie wykonywania zawodu od swoich spraw prywatnych oraz innej działalności zawodowej lub społecznej.

Sprawdź również, jak dostosować stronę do osób z niepełnosprawnościami.

Co grozi za załamanie przepisów dotyczących reklamy notariusza?

Za złamanie zakazu reklamy indywidualnej notariusz ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną. Może otrzymać:

• Upomnienie,
• Karę finansową,
• Naganę.

Ponadto w niektórych sytuacjach sąd dyscyplinarny pozbawia notariusza prawa do wykonywania zwodu. Wówczas sąd powinien również określić, na jaki okres została przyznana kara (Bełkowska, Wardziński, 2018).

Reklama notariusza — co wolno, a czego unikać podczas tworzenia treści?

Reklama usług notarialnych podlega wielu ograniczeniom. O czym należy pamiętać, aby nie narazić się na konsekwencje prawne? Jakich zwrotów unikać, przygotowując teksty na stronę internetową?

• Wszelkie treści udostępniane przez kancelarię notarialną powinny mieć charakter informacyjny, czyli np. dotyczyć kwestii prawnych, dokumentów potrzebnych do załatwienia czynności notarialnych. 
• Nie można nakłaniać do skorzystania z usług kancelarii, czyli np. stosować zwrotów typu Nie czekaj, załatw sprawę spadkową u nas!
• Notariusz nie może promować się osobiście - tworząc treści na swój temat, powinien ograniczyć się jedynie do podstawowych danych jak imię i nazwisko, datę powołania na notariusza,
• Nie można stosować zwrotów oceniających ani porównujących, np. najlepszy notariusz w mieście,
• Publikowane informacje muszą być rzetelne, zgodne z obowiązującym prawem, a także prezentowane w sposób neutralny, bez udzielania indywidualnych porad prawnych.

Napisz do nas, gdy potrzebujesz wsparcia ze swoją stroną www.

Sposoby na promocję usług notarialnych zgodnie z prawem

Poniżej prezentujemy sposoby na reklamę usług notarialnych, które są zgodne z prawem.

Prowadzenie strony internetowej przez kancelarię notarialną

Zgodnie z zaleceniami Krajowej Rady Notarialnej notariusz na swojej stronie internetowej powinien prezentować jedynie podstawowe informacje, takie jak: 

• Imię i nazwisko,
• Datę powołania na notariusza,
• Adres kancelarii,
• Służbowy adres mailowy,
• Numer telefonu i faksu,
• Numer rachunku bankowego kancelarii,
• Wykaz czynności notarialnych,
• Linki do stron internetowych Krajowej Rady Notarialnej, izb notarialnych, 
• Dodatkowo może zamieścić mapkę oraz informacje przydatne dla osób korzystających z kancelarii, jak np. udogodnienia dla niepełnosprawnych, miejsca parkingowe itp.

Ponadto strona internetowa powinna być łatwa w nawigacji. Musi także wyglądać profesjonalnie, aby nie umniejszać powadze zawodu notariusza, czyli np. nie może posiadać krzykliwych kolorów.

Pozycjonowanie strony notariusza

Krajowa Rada Notarialna nie zabrania pozycjonowania strony, ale zastrzega, że działania SEO powinny być prowadzone w sposób naturalny. W par. 4 Uchwały Nr IX/38/2016 Krajowej Rady Notarialnej z 25 kwietnia 2016 w sprawie stron internetowych notariuszy oraz informacji udostępnianych w Internecie zapisano:

Sztuczne pozycjonowanie jest interpretowane jako stosowanie link buildingu i pozyskiwanie odnośników prowadzących do serwisu notariusza. Należy również uważać na linki wychodzące - notariusz może odsyłać jedynie do serwisów KRN oraz izb notarialnych. Poza tym nie należy odsyłać do żadnych innych stron internetowych, nawet do własnych profili w social media czy Profilu Firmy w Google.

Do działań dozwolonych w ramach strategi SEO zaliczają się m.in.:

• Optymalizacja strony,
• Dobór słów kluczowych związanych z zakresem działalności i wykonywanych usług - frazy powinny mieć charakter neutralny oraz informacyjny, np. usługi notarialne w Warszawie,
• Tworzenie treści o charakterze informacyjno-prawnym, np. dotyczących dokumentów potrzebnych do załatwienia formalności.

W przypadku budowania widoczności stron kancelarii dużą bolączką będzie duplikacja treści. Kancelarie po prostu muszą cytować zapisy ustawy, informować o tych samych aspektach świadczenia usług notarialnych. Od tego niestety nie ma ucieczki. Ale warto różnicować content poprzez opisywanie dozwolonych obszarów / sekcji, np.  

• Umieścić informacje dotyczące wykształcenia notariusza, jego doświadczenia,
• Opisać lokalizację kancelarii, dodać wskazówki dot. dojazdu, parkingu, udogodnień dla niepełnosprawnych itp.

Prowadzenie Profilu Firmy w Google

Wprawdzie reklama usług notarialnych jest zabroniona, jednak można docierać do klientów, zakładając Profil Firmy w Google, czyli rodzaj wizytówki internetowej. Dzięki temu informacje o kancelarii wyświetlają się użytkownikom szukającym usług w określonym miejscu, miejscowości, dzielnicy, województwie. Przykładowo, po wpisaniu w wyszukiwarce Google lub Google Maps frazy notariusz Wrocław użytkownik uzyskuje informacje o kancelariach notarialnych działających w tym mieście. Warto zadbać o dostarczenie kompleksowych informacji, włącznie z dokładnym adresem, godzinami otwarcia, numerem telefonu, odnośnikiem do strony internetowej. To zwiększa prawdopodobieństwo, że dana osoba nawiąże kontakt z kancelarią.

Sprawdź ofertę na stałą obsługę profili firmowych.

Prowadzenie social media

Notariusze mogą być obecni w mediach społecznościowych, jednak dodawane przez nich posty powinny mieć jedynie charakter informacyjny. Nie mogą zachęcać do skorzystania z usług kancelarii czy stanowić formy promocji osobistej. Notariusz nie powinien także udzielać porad prawnych lub interpretować niuansów prawnych. Na Facebooku czy YouTube profile kancelarii notarialnych zawierają głównie dane kontaktowe, informacje potrzebne do załatwienia czynności notarialnych czy zdjęcia siedziby wraz z parkingiem.

Promocja notariusza - podsumowanie

Zgodnie z polskim ustawodawstwem notariuszowi nie wolno reklamować swojej działalności. Prawo nie zabrania jednak obecności kancelarii notarialnej w Internecie i posiadania własnej strony www pod warunkiem, że działa zgodnie z zaleceniami Krajowej Rady Notarialnej. Notariusz może również prowadzić Profil Firmy w Google czy konta w mediach społecznościowych pod warunkiem, że jedynie informuje o prowadzonej działalności notarialnej.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie pozycjonowania strony kancelarii? Napisz do nas!

Źródła: 

1. Regulamin wewnętrznego urzędowania kancelarii notarialnej https://sip.lex.pl/akty-prawne/akty-korporacyjne/regulamin-wewnetrznego-urzedowania-kancelarii-notarialnej-tekst-286463472 [dostęp 4.10.24]
2. Uchwała Nr IX/38/2016 Krajowej Rady Notarialnej z 25 kwietnia 2016 w sprawie stron internetowych notariuszy oraz informacji udostępnianych w Internecie https://sip.lex.pl/akty-prawne/akty-korporacyjne/strony-internetowe-notariuszy-oraz-informacje-udostepniane-w-286748257 [dostęp 4.10.24]
3. K. Bełkowska, A. Wardziński, Charakterystyka odpowiedzialności dyscyplinarnej notariuszy - wybrane zagadnienia, 2018 https://wpia.uwm.edu.pl/czasopisma/sites/default/files/uploads/KPP/2018/4/20-24.pdf [dostęp 4.10.24]
4. Prawo o notariacie https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910220091/U/D19910091Lj.pdf [dostęp 4.10.24]
5. Kodeks etyki zawodowej notariusza https://www.notariusze.lodz.pl/przepisy/kezn.htm [dostęp 4.10.24]
6. Czy zakaz pozycjonowania stron internetowych kancelarii notarialnych ma sens? https://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/739412,zakaz-pozycjonowania-stron-internetowych-notariuszy-seo-po-decyzji-krn.html [dostęp 4.10.24]