Jak nadać dostęp do CMS-a? Instrukcje dla najpopularniejszych systemów

Zatrudniasz specjalistę ds. treści, rozpoczynasz współpracę z agencją SEO albo potrzebujesz, żeby deweloper mógł sam edytować stronę? W każdym z tych przypadków trzeba nadać odpowiedni dostęp do CMS-a. Różne systemy mają jednak inne role, poziomy uprawnień i ścieżki w panelu. Sprawdź, jak zrobić to w popularnych CMS-ach i platformach e-commerce oraz jak zadbać o uprawnienia użytkowników CMS.

Dlaczego warto zadbać o właściwe uprawnienia w CMS-ie?

Przy nadawaniu dostępu do CMS-a warto kierować się prostą zasadą: każda osoba powinna mieć tylko takie uprawnienia, jakich potrzebuje do swojej pracy. Ogranicza to ryzyko błędów, ułatwia zarządzanie kontami i pozwala zachować kontrolę nad tym, kto może zmieniać poszczególne elementy strony.

• Minimum uprawnień – copywriter nie potrzebuje dostępu do ustawień płatności sklepu, a agencja SEO nie musi mieć możliwości usuwania produktów. Przyznanie każdej osobie tylko niezbędnych uprawnień zmniejsza prawdopodobieństwo przypadkowych zmian.
• Bezpieczeństwo – osobne konta dla poszczególnych osób ułatwiają kontrolę dostępu do danych i szybkie zablokowanie konta w przypadku zakończenia współpracy. Nie trzeba też udostępniać jednego hasła całemu zespołowi.
• Porządek przy onboardingu i offboardingu – konto przypisane do konkretnej osoby można łatwo utworzyć, zmienić lub usunąć. Dzięki temu wiadomo, kto ma dostęp do CMS-a i jaki jest jego zakres uprawnień.

Sprawdź też, jakie są najczęstsze błędy e-commerce.

Jak nadać dostęp do Drupal?

Drupal to darmowy system CMS, który wykorzystuje role do określania uprawnień użytkowników. Domyślnie dostępne są m.in. role Anonimowy użytkownik, Uwierzytelniony użytkownik i Administrator, ale możesz też tworzyć własne role dopasowane do zakresu obowiązków danej osoby.

• Najpierw utwórz odpowiednią rolę w sekcji zarządzania rolami i uprawnieniami. Dodaj nową rolę, np. Redaktor treści, a następnie określ, z jakich funkcji dana osoba będzie mogła korzystać. Redaktor może np. tworzyć i edytować artykuły, ale nie musi mieć dostępu do konfiguracji modułów.
• Następnie dodaj użytkownika w sekcji zarządzania użytkownikami, wprowadź dane konta i przypisz utworzoną wcześniej rolę. Po zapisaniu użytkownik otrzyma dostęp zgodny z przypisanymi uprawnieniami.

Drupal daje dużą swobodę w definiowaniu zakresu dostępu, dlatego warto przygotować role odpowiadające najczęściej występującym zadaniom, zanim zaczniesz dodawać kolejne osoby.

Jak nadać dostęp do Shopify?

Shopify to platforma e-commerce oparta na modelu abonamentowym (SaaS), która oferuje kilka typów dostępu do panelu. Przed wysłaniem zaproszenia warto sprawdzić, który z nich odpowiada potrzebom danej osoby.

• Właściciel sklepu ma pełny dostęp do sklepu, w tym do ustawień i rozliczeń. Danych logowania właściciela nie należy przekazywać innym osobom ani agencji.
• Shopify korzysta z użytkowników i ról, które określają zakres dostępu do poszczególnych funkcji panelu. Zakres dostępnych uprawnień i liczba użytkowników zależą m.in. od wybranego planu Shopify.
• Współpracownik (collaborator) jest przeznaczony m.in. dla agencji marketingowych i freelancerów. Dostęp jest przyznawany bez udostępniania hasła właściciela sklepu.

Aby dodać użytkownika, przejdź do Ustawienia → Użytkownicy. Wybierz odpowiednią rolę i określ zakres uprawnień, a następnie wyślij zaproszenie. W przypadku agencji skorzystaj z mechanizmu dostępu dla współpracowników, jeśli odpowiada on zakresowi współpracy.

Przeczytaj, jak wygląda marketing sklepu internetowego w modelu dropshoppingowym.

Jak nadać dostęp do PrestaShop?

PrestaShop to platforma e-commerce typu open source, która wspiera budowę i prowadzenie sklepów internetowych. System wykorzystuje profile uprawnień, które określają, do jakich sekcji panelu ma dostęp dana osoba i jakie działania może wykonywać. Dzięki temu możesz np. utworzyć profil dla redaktora produktów bez przyznawania mu dostępu do zamówień czy ustawień sklepu.

• Najpierw utwórz profil uprawnień. Przejdź do sekcji Zaawansowane → Zespół → Profile i dodaj nowy profil, np. Redaktor produktów. Następnie w sekcji Uprawnienia określ, do których części panelu ma mieć dostęp i czy dana osoba może je wyłącznie przeglądać, czy także dodawać, edytować lub usuwać dane.
• Następnie dodaj pracownika. Wybierz Zaawansowane → Zespół → Pracownicy, kliknij Dodaj pracownika, wprowadź jego dane i przypisz wcześniej utworzony profil. Po zapisaniu konto będzie działać zgodnie z ustawionym zakresem uprawnień.

Pamiętaj też o dodatkowym zabezpieczeniu kont pracowników, np. w formie silnych i unikalnych haseł. Jeśli w danej konfiguracji PrestaShop nie jest dostępne uwierzytelnianie dwuskładnikowe, warto zastosować dodatkowe zabezpieczenia dostępne dla używanej wersji systemu lub hostingu.

Jak nadać dostęp do Shopera?

Shoper to polska platforma e-commerce z prostym systemem zarządzania administratorami sklepu. System pozwala tworzyć osobne konta administratorów i określać zakres ich dostępu do poszczególnych modułów panelu.

• Aby dodać administratora, zaloguj się do panelu i przejdź do Ustawienia → Ogólne → Administratorzy sklepu.
• Następnie utwórz nowe konto, wprowadź dane logowania i zaznacz moduły, do których dana osoba ma mieć dostęp.
• Na koniec zapisz ustawienia.

Zakres uprawnień w Shoperze jest mniej szczegółowy niż np. w Drupalu czy PrestaShopie, ale pozwala ograniczyć dostęp do najważniejszych obszarów panelu. Osobne konto warto utworzyć również dla agencji lub freelancera, aby nie udostępniać im danych głównego administratora.

Jak nadać dostęp do IdoSell?

IdoSell (dawniej IAI Shop) to rozbudowana platforma e-commerce z elastycznym systemem uprawnień do modułów. Pozwala określać dostęp do poszczególnych modułów panelu, m.in. zamówień, produktów, klientów czy raportów. Dzięki temu możesz dopasować zakres uprawnień do zadań konkretnej osoby.

• Określ zakres uprawnień. Możesz przypisać użytkownika do odpowiedniej grupy lub ustawić dostęp do poszczególnych modułów indywidualnie. Szczególną ostrożność zachowaj przy roli Szef, która daje dostęp do wszystkich funkcji i ustawień, w tym danych finansowych. Przyznawaj ją wyłącznie osobom, które faktycznie potrzebują pełnego dostępu do systemu.
• Dodaj użytkownika. Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy panelu → Dodaj użytkownika, wprowadź jego dane i przypisz odpowiednią grupę uprawnień lub skonfiguruj dostęp do poszczególnych modułów. Po zapisaniu IdoSell wysyła użytkownikowi wiadomość z linkiem do ustawienia hasła, dzięki czemu nie musisz przekazywać mu hasła bezpośrednio.

Jak nadać dostęp do WordPress?

WordPress to najpopularniejszy system zarządzania treścią na świecie, który pozwala nadawać użytkownikom różne poziomy dostępu do panelu administracyjnego. W standardowej wersji dostępnych jest 5 podstawowych ról (Subskrybent, Współtwórca, Autor, Redaktor i Administrator). Każda z nich daje inne możliwości zarządzania treścią i ustawieniami strony.

• Autor może publikować i edytować własne wpisy.
• Redaktor może zarządzać również treściami innych autorów.
• Administrator ma dostęp do praktycznie wszystkich funkcji pojedynczej witryny.

W przypadku agencji SEO lub copywritera nie ma więc potrzeby przyznawania uprawnień administratora.

Aby dodać użytkownika, przejdź w panelu do Użytkownicy → Dodaj nowego, wpisz jego nazwę i adres e-mail, ustaw rolę, a następnie kliknij Utwórz użytkownika. WordPress może wysłać nowej osobie wiadomość z informacją o utworzeniu konta.

Więcej informacji o poszczególnych rolach i ich uprawnieniach znajdziesz w naszym artykule: Użytkownicy w WordPress – role i uprawnienia. A jeśli nie wiesz, na jakim systemie działa strona, pomocny będzie również poradnik na temat tego, jak sprawdzić CMS strony.

Dobre praktyki przy nadawaniu dostępów agencji marketingowej

Jakie dostępy nadać agencji SEO?

Sam dostęp do CMS-a nie zawsze wystarczy do prowadzenia pełnych działań SEO. W zależności od zakresu współpracy agencja może potrzebować również dostępu do Google Search Console, Google Analytics 4, Profilu Firmowego w Google lub systemu reklamowego. Zakres dostępu powinien jednak wynikać z konkretnych obowiązków.